2009.03.25
如何提高你的工作效率
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"你是不是每天都很忙，卻老是忙而無功？是不是感覺付出很多，得到的卻只是老板的責(zé)罵？是不是沒有一刻空閑，到總結(jié)時卻說不出所完成的成果？如果你已身心疲憊，但是一無所獲，那么，你可能不是工作不努力，而是沒有掌握提高工作效率的正確方法，在無意中浪費(fèi)了你的生命。下面的建議不是萬能的“靈丹妙藥”，但可以給你提高自己的工作效率提供一些有益的參考：
1、把所有工作劃分成"事務(wù)型"和"思考型"兩類，分別對待。所有的工作無非兩類：“事務(wù)型”的工作不需要你動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；“思考型”的工作則必須你集中精力，一氣呵成。對于“事務(wù)型”的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理；而對于“思考型”的工作，你必須謹(jǐn)慎地安排時間，在集中而不被干擾的情況下去進(jìn)行。對于“思考型”的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想，睡不著覺的時候想，在路上想，上WC的時候想。當(dāng)你的思考累計到一定時間后，再安排時間集中去做，你會發(fā)現(xiàn)，成果會如泉水一般，不用費(fèi)力，就會自動地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！
2、每天定時完成日常工作。你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級的交流，瀏覽你必須訪問的BBS，打掃衛(wèi)生等等；這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預(yù)定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某個人發(fā)來的緊急郵件），否則，強(qiáng)迫自己在預(yù)定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。
3、列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進(jìn)度。記?。汗ぷ饔媱澅夭豢缮?！這種計劃并不是為了向某人匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。首先：在每周開始列出本周的計劃。計劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情，除非是外界有嚴(yán)格時間限制的任務(wù)（例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔），否則，周計劃無須設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)擬訂的進(jìn)行時間，也沒有必要詳細(xì)去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不會忘記本周要做的工作；然后，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當(dāng)天想做的事，并安排具體時間去完成；列出所有需要打的電話，和每個電話的內(nèi)容。這張時間表應(yīng)該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個忠實(shí)的助手，隨時告訴你下一步工作的內(nèi)容！
最后，必須進(jìn)行工作計劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復(fù)雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細(xì)細(xì)地書寫出來。這是一個天大的誤解！！其實(shí)，工作總結(jié)隨時都在進(jìn)行，方法簡單之極：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去！！另一種總結(jié)是在我們制定每日的時間表和每周的計劃表時完成的，方法也十分簡單：把當(dāng)日或當(dāng)周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去！你一定要明白，制定計劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準(zhǔn)兒的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進(jìn)行！同時，工作計劃還會給你帶來自信和成就感：當(dāng)一個人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！
4、安排好隨時可進(jìn)行的備用任務(wù)，以不浪費(fèi)你的時間。我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載某個網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲；離預(yù)定好的約會還有半個鐘頭的空余時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時候會到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務(wù)都已完成，而下班的時間還未到來。通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項(xiàng)工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因?yàn)槟愕纳鼤谀惆l(fā)蒙時一刻不停地流逝；而隨便進(jìn)行一項(xiàng)工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時間過完時必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。對待這樣的空白時間最好的方法是：預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù)，而利用這樣的時間去進(jìn)行（不是完成）它！這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報刊雜志，閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問自己感興趣的網(wǎng)站，對自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計），整理文件，將顧客名單裁成小條等等。如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說！
5、不要猶豫和等待，立即行動。這一條是對以上四條的重要補(bǔ)充：不要猶豫和等待，立即行動。沒有任何工作會因?yàn)槟慊乇芩詣酉В瑳]有任何煩惱會因?yàn)槟悴蝗ハ攵鵁熛粕?。你沒有別的選擇，只能去面對，只能去迎接任何挑戰(zhàn)。記?。菏澜缡菍儆谀切┥朴谒伎迹采朴谛袆拥娜说?！
1、把所有工作劃分成"事務(wù)型"和"思考型"兩類，分別對待。所有的工作無非兩類：“事務(wù)型”的工作不需要你動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；“思考型”的工作則必須你集中精力，一氣呵成。對于“事務(wù)型”的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理；而對于“思考型”的工作，你必須謹(jǐn)慎地安排時間，在集中而不被干擾的情況下去進(jìn)行。對于“思考型”的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想，睡不著覺的時候想，在路上想，上WC的時候想。當(dāng)你的思考累計到一定時間后，再安排時間集中去做，你會發(fā)現(xiàn)，成果會如泉水一般，不用費(fèi)力，就會自動地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！
2、每天定時完成日常工作。你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級的交流，瀏覽你必須訪問的BBS，打掃衛(wèi)生等等；這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預(yù)定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某個人發(fā)來的緊急郵件），否則，強(qiáng)迫自己在預(yù)定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。
3、列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進(jìn)度。記?。汗ぷ饔媱澅夭豢缮?！這種計劃并不是為了向某人匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。首先：在每周開始列出本周的計劃。計劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情，除非是外界有嚴(yán)格時間限制的任務(wù)（例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔），否則，周計劃無須設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)擬訂的進(jìn)行時間，也沒有必要詳細(xì)去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不會忘記本周要做的工作；然后，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當(dāng)天想做的事，并安排具體時間去完成；列出所有需要打的電話，和每個電話的內(nèi)容。這張時間表應(yīng)該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個忠實(shí)的助手，隨時告訴你下一步工作的內(nèi)容！
最后，必須進(jìn)行工作計劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復(fù)雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細(xì)細(xì)地書寫出來。這是一個天大的誤解！！其實(shí)，工作總結(jié)隨時都在進(jìn)行，方法簡單之極：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去！！另一種總結(jié)是在我們制定每日的時間表和每周的計劃表時完成的，方法也十分簡單：把當(dāng)日或當(dāng)周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去！你一定要明白，制定計劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準(zhǔn)兒的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進(jìn)行！同時，工作計劃還會給你帶來自信和成就感：當(dāng)一個人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！
4、安排好隨時可進(jìn)行的備用任務(wù)，以不浪費(fèi)你的時間。我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載某個網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲；離預(yù)定好的約會還有半個鐘頭的空余時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時候會到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務(wù)都已完成，而下班的時間還未到來。通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項(xiàng)工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因?yàn)槟愕纳鼤谀惆l(fā)蒙時一刻不停地流逝；而隨便進(jìn)行一項(xiàng)工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時間過完時必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。對待這樣的空白時間最好的方法是：預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù)，而利用這樣的時間去進(jìn)行（不是完成）它！這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報刊雜志，閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問自己感興趣的網(wǎng)站，對自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計），整理文件，將顧客名單裁成小條等等。如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說！
5、不要猶豫和等待，立即行動。這一條是對以上四條的重要補(bǔ)充：不要猶豫和等待，立即行動。沒有任何工作會因?yàn)槟慊乇芩詣酉В瑳]有任何煩惱會因?yàn)槟悴蝗ハ攵鵁熛粕?。你沒有別的選擇，只能去面對，只能去迎接任何挑戰(zhàn)。記?。菏澜缡菍儆谀切┥朴谒伎迹采朴谛袆拥娜说?！
